Quy tắc mô tả tài liệu thư viện

Mô tả tài liệu là một khâu xử lí nghiệp vụ quan trọng của thư viện. Mô tả khoa học, thống nhất các tài liệu giúp cho bạn đọc dễ dàng tiếp cận được với nguồn thông tin hiện có trong thư viện và giúp cho các cán bộ thư viện quản lý, phục vụ được dễ dàng hơn.

Trước đây, năm 1976 Thư viện Quốc gia đã biên soạn một bộ quy tắc mô tả thích hợp với tình hình xuất bản sách trong nước thời đó. Bộ quy tắc này đã đóng vai trò quan trọng trong quá trình xử lí tài liệu của Thư viện Quốc gia và hệ thống thư viện công cộng mấy thập kỷ qua. Tuy nhiên, vì bộ quy tắc này xuất hiện vào những năm quy tắc mô tả quốc tế chưa được phổ biến sâu rộng, nên chỉ mới tiếp thu được một số ít những quy định của quy tắc mô tả quốc tế và vì vậy nó không còn thích hợp với tình hình phát triển hiện nay của thư viện.

Năm 1991, để khắc phục những thiếu sót nói trên của Quy tắc mô tả năm 1976, Thư viện Quốc gia lại biên soạn một bộ quy tắc mô tả theo Quy tắc mô tả quốc tế (ISBD). Đây thực ra chưa phải là một bộ quy tắc hoàn chỉnh, mà chỉ là một số quy định cơ bản theo ISBD, còn những quy định cụ thể cho từng trường hợp cụ thể vẫn tham khảo theo Quy tắc mô tả năm 1976.

Việc sử dụng chắp vá hai cuốn quy tắc như vậy gây cho cán bộ xử lí tài liệu rất nhiều khó khăn, dẫn đến tình trạng mô tả không thống nhất và không có một căn cứ mang tính pháp quy chung cho công tác này. Bên cạnh đó tình hình xuất bản tài liệu trong những năm gần đây cũng có nhiều biến chuyển. Xuất hiện và phát triển nhiều dạng tài liệu mới như băng, đĩa từ, CD-ROM, tệp máy tính, chương trình máy tính... cũng như sự trình bày tài liệu khi xuất bản so với trước kia có rất nhiều thay đổi. Thêm vào đó, việc áp dụng tin học hóa trong công tác thông tin thư viện đã đặt ra cho công tác biên mục một yêu cầu mới, đòi hỏi sự thống nhất cao hơn trong công tác xử lí tài liệu. Từ thực tế trên đây việc biên soạn lại Quy tắc mô tả tài liệu thư viện là một yêu cầu hết sức cấp thiết.

Với xu thế hội nhập với các thư viện thuộc khối Anh – Mỹ, gần đây đã xuất hiện hai bản dịch mới của Bộ Quy tắc mô tả Anh – Mỹ. Đó là quy tắc mô tả Anh – Mỹ rút gọn do một nhóm các chuyên gia thư viện là Việt kiều ở nước ngoài dịch, và Bộ Quy tắc Anh Mỹ, xuất bản lần 2 đầy đủ do Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia dịch.

Đây là những tài liệu tham khảo hết sức hữu ích đối với cán bộ thư viện và sinh viên học ngành thông tin thư viện. Tuy nhiên sư dụng hai tài liệu này sẽ gặp phải nhiều điều bất cập đối với thực tế thư viện Việt Nam.

Thứ nhất, Đây là một Bộ quy tắc nước ngoài, biên soạn trên tập quán biên mục và tình hình xuất bản của họ nên không mấy phù hợp với Việt Nam. Các ví dụ đều chọn lựa từ nguồn xuất bản của khối Anh – Mỹ, nên có chỗ thì quá cụ thể, chi tiết mà tình hình xuất bản của Việt Nam không có, trong khi đó nhiều trường hợp cụ thể của xuất bản phẩm Việt Nam lại không thể tra cứu được trong quy tắc.

Thứ hai, Khi mô tả tác giả tập thể, Quy tắc mô tả Anh – Mỹ, xuất bản lần hai này quá mở rộng nên việc mô tả quá phức tạp và không phù hợp với tập quán biên mục của Việt Nam.

Nếu áp dụng quy tắc này, những bản mô tả mới sẽ mâu thuẫn với những bản mô tả đã xử lý trước đây, như vậy sẽ vi phạm một nguyên tắc quan trọng trong việc xử lý nghiệp vụ thư viện nói chung, biên mục mô tả nói riêng đó là nguyên tắc thống nhất; nếu chỉnh lý lại toàn bộ các bản mô tả cũ thì tốn kém, lãng phí một cách không cần thiết.

Chính vì xuất phát từ thực tế như vậy mà xuất hiện nhu cầu cấp thiết cần có một Bộ quy tắc mô tả thống nhất tiếp thu được những cái mới, hiện đại, tiến bộ để việc hội nhập quốc tế dễ dàng, đồng thời vẫn phù hợp với tập quán biên mục của Việt Nam, phù hợp với tình hình xuất bản thực tế của Việt Nam. Bộ Quy tắc mô tả tài liệu thư viện lần này ra mắt bạn đọc chính là đáp ứng lại nhu cầu cấp thiết đó.

Nhóm biên soạn một mặt đã cố gắng tham khảo những tài liệu mới nhất về công tác biên mục trong và ngoài nước, mặt khác cũng cố gắng giữ những quy định mang tính truyền thống mà vẫn còn phù hợp với tình hình hiện nay để tránh phải sửa chữa quá nhiều hệ thống tra cứu hiện có của thư viện.

Bộ Quy tắc mô tả tài liệu thư viện này được dựa chủ yếu theo quy tắc ISBD chung (General ISBD), tham khảo cách cấu tạo theo điều khoản của Quy tắc mô tả Anh Mỹ (AACR2), nhiều dạng tài liệu mới như băng đĩa hình, bản thảo không công bố, tài liệu đồ họa, tài liệu nghe, tệp máy tính... đều sử dụng chủ yếu những quy tắc trong bộ Quy tắc mô tả Anh – Mỹ.

Ngoài ra bộ quy tắc này còn tham khảo thêm một số quy định về tác giả tập thể, chọn yếu tố mô tả đầu tiên của Quy tắc mô tả thư mục thư viện của Liên Xô cũ, vì các quy định này gần gũi với các quy định truyền thống trong Quy tắc mô tả năm 1976 của Thư viện Quốc gia.

Bộ Quy tắc gồm 16 chương, chia làm hai phần, phần I gồm 14 chương. Chương đấu thể hiện những quy định chung, từ chương 2 đến chương 14 là các chương dành riêng cho các dạng tài liệu riêng biệt, bao gồm tất cả các dạng tài liệu hiện có kể cả phim ảnh, video, tài liệu đồ họa, tệp máy tính, bản thảo không công bố..., mỗi một chương đều được cấu trúc thống nhất theo quy định sau đây:

Chỉ số đầu tiên là chỉ số thứ tự của chương.

Chỉ số thứ hai trở đi là các quy định cụ thể nằm trong chương đó, trong đó: Số không dùng để chỉ các quy tắc chung, các số từ 1 đến 8 dùng đề chỉ các vùng mô tả cụ thể, sau đó là các chỉ số cho các quy định cụ thể hơn cho các yếu tố trong từng vùng mô tả. Ví dụ:

1.0.4 Nguồn lấy thông tin mô tả

Số 1 chỉ rõ quy định này nằm ở chương một, số 0 cho thấy nó thuộc vào phần các nguyên tắc chung, số 4 chỉ rõ đây là quy định thứ 4 trong phần các nguyên tắc chung của chương 1. Do đó đây là quy định chung về nguồn lấy thông tin mô tả cho tất cả các dạng tài liệu.

Hoặc:

14.1.5 Thông tin về trách nhiệm

Con số 14 chỉ quy định này nằm trong chương 14: Mô tả Microphim, con số 1 cũng chỉ quy định này nằm trong phần quy định chung về vùng mô tả đầu tiên: Vùng nhan đề và thông tin về trách nhiệm, con số 5 chỉ rõ đây là quy định thứ 5 dành cho yếu tố thông tin về trách nhiệm nằm trong vùng mô tả này. Do đó điều khoản này chỉ áp dụng cho việc mô ta thông tin về trách nhiệm cho một dạng tài liệu là microphim.

Ngoài cách cấu trúc chung, bộ quy tắc mô tả lần này tiếp thu rất nhiều thành tựu của quy tắc mô tả Anh Mỹ, cố gắng chi tiết sâu để có thể áp dụng được MARC21 và các MARC quốc tế một cách thuận lợi.

Phần II bao gồm hai chương: Chương 15 và 16 quy định về tiêu đề mô tả và cách chọn yếu tố đầu tiên, hay còn gọi là chọn điểm truy cập cho bản mô tả. Quy định về tiêu đề mô tả trong bộ quy tắc này vẫn chủ yếu giữ lại những quy định đã dùng trước đó, tuy có chi tiết và cụ thể hơn để người biên mục dễ xác định. Phần tác giả tập thể có chọn một số dạng tiêu biểu chính hay gặp ở xuất bản phẩm Việt Nam. Những dạng không đặc trưng mà quy tắc Anh – Mỹ quy định quả chi tiết và cụ thể thì không được chọn lựa để đưa vào bộ quy tắc này.

Chương 16: Chọn yếu tố mô tả đầu tiên sẽ hướng dẫn người biên mục chọn lựa chính xác yếu tố đầu tiên cho bản mô tả là tên tác giả cá nhân, tên tác giả tập thể, tác giả hình thức hay nhan đề tài liệu cho từng loại tài liệu, từng trường hợp cụ thể.

Ngoài 16 chương trong phần chính, bộ quy tắc mô tả này còn có phần phụ lục bao gồm: Danh mục các nhà xuất bản trong nước, các ví dụ áp dụng quy tắc cụ thể cho từng dạng tài liệu cụ thể, bảng tra chủ đề.

Xây dựng bảng tra chủ đề là một cố gắng cao của nhóm biên soạn, với mục đích giúp cho người mô tả dễ dàng tra cứu những vấn đề cụ thể trong bộ quy tắc khá dày và nhiều chương mục này. Mỗi chủ đề đều định vị rõ điều khoản cụ thể trong bộ quy tắc quy định cho vấn đề mà người làm công tác biên mục quan tâm.

Những ví dụ cụ thể giúp cho người làm công tác biên mục tham khảo, thấy rõ hơn việc tiến hành kết hợp những điều khoản được quy định riêng rẽ, theo từng vùng, từng yếu tố mô tả thành một bản mô tả cụ thể đối với từng dạng tài liệu đặc trưng.

Tuy nhóm biên soạn đã rất cố gắng, song cuốn sách khó tránh khỏi những thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của những cán bộ biên mục, những chuyên gia thư viện và những bạn đọc quan tâm đến công tác này.

Nhóm biên soạn